Bagian dan Fungsi Microsoft Powerpoint


Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
120
BAGIAN IV
MICROSOFT POWER POINT
1. Pendahuluan
Microsoft powerpoint merupakan salah satu bagian terintegrasi dari suatu paket
system operasi Microsoft Office.  Pada umumnya tampilan dan penggunaan
Microsoft power point pada berbagai versi Microsoft office tidaklah jauh berbeda
antara satu dengan yang lainnya.  Apabila dilihat dari  basic-nya, maka Microsoft
Power point tidak mengalami perbedaan, namun harus diakui bahwasanya versi
terbaru menawarkan berbagai tambahan aplikasi yang memudahkan para
penggunanya untuk mengkonfigurasikan berbagai bentuk hasilnya agar terkesan
lebih menarik.

Microsoft power point merupakan suatu aplikasi yang banyak digunakan untuk
kegiatan presentasi.  Tampilannya yang menarik dan variasi yang banyak untuk
menyajikan suatu  hasil menjadikan Microsoft Power point lebih banyak diminati
masyarakat computer.  Selain itu, aplikasi ini mudah dikuasai dan dipergunakan oleh
berbagai pihak baik mereka yang pengguna baru maupun pengguna lama.  Power
point menawarkan kelebihan tampilan  yang lebih dinamis serta menghibur jika
dibandingkan dengan aplikasi lain di dalam Microsoft Office baik itu Microsoft Word
maupun Excel sehingga akan menghilangkan kejenuhan dan menghadirkan
suasana baru dalam setiap presentasi seseorang.
Dalam panduan ini akan dibahas penggunaan power point sebagai fungsi utama
untuk membuat tampilan presentasi lebih menarik disamping fungsi lainnya yang
beraneka ragam.  Disamping itu, versi yang digunakan untuk Microsoft office
khususnya Microsoft power point adalah versi terbaru Office 2000 XP.Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
121
2. Memulai Power Point
Power Point 2000 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows telah kita
aktifkan. langkah-langkah memulai bekerja dengan Power Point 2000 sebagai
berikut;
 Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
 Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. Muncul sejumlah menu, pilih
Program.
 Klik Microsoft Power Point.  Tunggu hingga tampil layar Microsoft Power
Point yang masih kosong. (Lihat gambar )
 Microsoft Power Point siap untuk digunakan.
3. Mengenal Elemen Jendela MS-Power Point.
Setelah Power Point kita aktifkan, maka akan tampil layar kosong dengan nama
Presentation 1, seperti berikut ;Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
122
Pada dasarnya jendela microsof power point tidaklah jauh berbeda dengan Microsoft
word maupun excel.  Hanya pada tampilan pertama jendela Microsoft power point
akan ditampilkan layar slide dan task pane.  Untuk jelasnya kita akan bahas
komponen dan fungsi menu berikut ini :
☺ Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini
mempunyai submenu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya.
Misalnya Menu File, maka sub menu-nya berisi segala hal yang berkaitan
dengan file, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri
dari Menu
File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Slide Show, Windows dan Help tapi daftar
menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita. Menu ini dapat
kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau dengan tombol Alternate
(ALT)+huruf yang bergaris bawah pada menu secara bersamaan. Misal kita akan Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
123
mengaktifkan menu file maka kliklah menu tersebut atau dengan menekan
tombol ALT+F (tekan secara bersamaan).
☺ Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang disediakan oleh
     Power Point 2000 secara otomatis. Walaupun begitu icon dari toolbar ini juga
dapat
      kita tambah atau dikurangi sesuai keperluan. Default dari toolbar ini terdiri
     dari icon sbb;
     Gambar 3. Toolbar Standar
Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan
mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehinggan
tampil nama dari icon tersebut. Misalnya kita arahkan pointer mouse pada icon
yang bergambar Print preview, maka akan keluar informasi nama dari icon
tersebut. Lihat gambar.
☺ Toolbar Formatting, termasuk toolbar default yang disediakan oleh Power Point
2000. Toolbar ini berisi kumpulan icon-icon yang berfungsi dalam pemformatan
pada Power Point 2000.
☺ Ruler, sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam
penentuan margin (batas) dari lembar kerja. Apakah batas kiri, kanan, paragraph
dll. Ruler ini dapat kita atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter,
points atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan dengan cara :
Klik menu  tool, lalu klik  Options  pada kotak dialog option klik  general  pada
kotak pilihan  measurement units  tentukan jenis pengukuran yang diinginkan,
lalu klik OK.Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
124
☺ Scrollbar, berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika menggeser layar kerja ke
kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke
atas dan kebawah gunakan vertical scroll bar.
☺ Slide, berfungsi sebagai layar dalam bentuk mini dimana kita dapat mengetahui
hasil pekerjaan yang telah kita lakukan.  Slide ini juga dapat membantu
memudahkan kita untuk memilih bagian dengan cepat karena bentuknya yang
kecil.
☺ Task Pane,  berfungsi sebagai alat Bantu kita dalam memulai Microsoft power
point, baik menggunakan lembar kerja yang kosong ataupun lembar kerja yang
telah disediakan oleh computer.  Task pane ini juga nantinya akan membantu
kita dalam mengkonfigurasikan hasil yang kita capai agar lebih baik.   Apabila
tidak terdapat task pane, maka anda dapat mengaktifkannya dengan langkah
meng-klik “View” pada menu bar, kemudian sorot menu “toolbar” dan pilihlah
“task pane”.   Terdapat 4 bagian yang terdapat pada task pane yaitu open a
presentation, new, new from existing presentation, dan new from template.
Mengenai fungsi masing – masing tersebut akan dibahas pada bab ini juga.
4.   Mengakhiri Power Point
Jika Anda telah selesai bekerja dengan  Power Point, Anda dapat mengakhirinya
dengan menggunakan langkah berikut ;
1. Simpan terlebih dahulu lembar kerja Anda.
2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Power Point
berikut ini ;
 Pilih dan klik File, Exit, atau
 Klil tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas jendela   Power
Point, atau
 Klik ganda icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela,
atau
 Tekan tombol Alt+F4
3. Tunggu sampai jendela Power Point ditutup.Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
125
5. Bekerja Dengan Power Point
a. Membuka File
Jika anda telah membuat suatu slide power point dan ingin membukanya, maka ada
beberapa langkah yang harus diikuti, yaitu :
 Klik File pada menu bar
 Pilih Open
 Carilah file power point anda yang tersimpan di dalam drive computer anda
melalui “look in”
 Klik file power point anda lalu open.  Anda bisa men-double klik file power
point anda sehingga nanti akan terbuka file power point yang telah anda buat.
Atau anda bisa menggunakan cara sebagai berikut :
 Klik “presentation” pada task pane yang tersedia
 Carilah file power point anda yang tersimpan di dalam drive computer anda
melalui “look in”
 Klik file power point anda lalu open.  Anda bisa men-double klik file power
point anda sehingga nanti akan terbuka file power point yang telah anda buat.
b. Membuat Dokumen Baru
Pada dasarnya jendela yang pertama kali muncul ketika anda telah membuka power
point dapat dipergunakan langsung untuk membuat presentasi.  Anda cukup
memasukkan kata-kata pada “click to add tittle” maka anda sudah membuat
presentasi.  Namun adakalanya kita dapat membentuk suatu presentasi yang lebih
baik dengan bantuan task pane yang tersedia.  Ada 4 menu yang tersedia dalam
task pane yaitu open a presentation, new, new from existing presentation, dan new
from template, namun yang akan dibahas dalam buku ini adalah open a presentation
dan new karena keduanya banyak dipergunakan baik mereka yang masih baru
maupun mereka yang telah mahir :
1. Open a Presentation yaitu membuka file power point yang telah kita buat.
Adapun caranya bisa anda lihat pada bahasan sebelumnya pada bab ini.Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
126
2. New
a. Blank Presentation
Jika anda meng-klik blank presentation maka anda  akan mendapatkan
berbagai pilihan layar yang dapat digunakan untuk membuat presentasi.
Namun bentuk yang tersedia mempunyai standar dimana latarnya masih
berbentuk putih.  Blank Presentation cocok untuk memadukan antara gambar
dengan tulisan yang akan dipresentasikan.  Tampilannya dapat dilihat pada
gambar berikut ini :
Untuk dapat memilih bentuk yang anda kehendaki anda cukup memilih salah
satu bentuk yang terdapat pada task pane tersebut dan secara otomatis di
lembar kerja anda akan terdapat form yang sesuai dengan pilihan anda.
b. Form Design Template
Form ini disediakan untuk membantu anda memilih bentuk presentasi yang
lebih menarik dimana dalam design ini akan terdapat bentuk presentasi
dengan berbagai warna dan bentuk.  Form ini sangat cocok apabila
presentasi yang anda akan tampilkan dalam bentuk tulisan. Adapun
tampilannya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
127
Untuk dapat memilih bentuk yang anda kehendaki anda cukup memilih salah
satu bentuk yang terdapat pada task pane tersebut dan secara otomatis di
lembar kerja anda akan terdapat form yang sesuai dengan pilihan anda.
c. From Autocontent Wizard
Menu ini akan membimbing saudara untuk mencari bentuk dan format ideal
untuk presentasi anda dengan bimbingan computer.  Adapun Langkah dan
tampilan awal  ketika anda memilih from autocontent wizard adalah sebagai
berikut :Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
128
Setelah tampil layar diatas maka anda memulai membuat presentasi dengan
bimbingan computer. Pilihlah “Next” untuk melanjutkan kelangkah selanjutnya
sehingga akan muncul tampilan layar sebagai berikut :
Pada kotak dialog ini anda diminta untuk memilih bentuk presentasi yang
sesuai dengan keperluan anda.  Ada 6 kategori yang dapat anda pilih :
 All, akan menampilkan seluruh bentuk atau tampilan yang disediakan
oleh power point dengan sub menu yang dapat anda pilih
disebelahnya.
 General, akan menapilkan bentuk  – bentuk umum yang dapat anda
gunakan untuk presentasi
 Corporate, akan menampilkan berbagai bentuk tampilan power point
yang sesuai dengan kegiatan perusahaan atau organisasi.
 Projects, akan menampilkan berbagai bentuk presentasi yang sesuai
dengan proyek atau pekerjaan yang sedang anda kerjakan.
 Sales/Marketing, akan membantu anda untuk memilih berbagai bentuk
presentasi yang sesuai dengan penjualan ataupun kegiatan promosi
yang anda lakukanMicrosoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
129
 Carnegie Coach, akan menampilkan berbagai bentuk presentasi yang
menggambarkan presentasi suatu team building ataupun individu
seseorang.
Setelah anda pilih yang sesuai dengan jenis presentasi anda maka anda
dapat memilih “Next” dan akan tampil dilayar sebagai berikut :
Tampilan tersebut diatas akan memberikan anda gaya presentasi yang anda
kehendaki.
 On-Screen Presentation merupakan gaya tampilan langsung yang
tidak menonjolkan berbagai variasi tetapi pada hasil.
 Web Presentaion merupakan gaya tampilan  yang berbentuk suatu
web tertentu.
 Black and white overheads merupakan gaya tampilan hitam putih.
 Color Overheads merupakan gaya tampilan yang mengutamakan
lebih banyak warna dalam presentasinya.
 35mm slides merupakan gaya tampilan berukuran 35mm pada saat
anda melakukan presentasi.
Pilihlah salah satu yang ingin anda gunakan.  Namun pada umumnya yang
digunakan adalah on-screen presentation.  Jika telah selesai maka klik “next”
dan akan tampil dialog sebagai berikut :Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
130
Gambar tersebut diatas merupakan berbagai pilhan dalam presentasi. Ada
beberapa kotak yang bisa anda isi diantaranya :
 Presentation Tittle, merupakan judul dari presentasi yang ingin anda
buat.
 Items to include on each slide, merupakan bagian yang ingin anda
tampilkan disetiap slide yang anda buat. Ini sama dengan footer yang
ada pada Microsoft word.
 Date Last Update, merupakan tanggal terakhir slide tersebut dibuat
ataupun diperbaiki
 Slide Number merupakan nomor slide yang ditampilkan atau dengan
kata lian merupakan halaman suatu presentasi.
Semua itu merupakan bersifat optional atau bisa anda pilih ataupun tidak.
Setelah selesai anda pilih “Next” dan akan muncul kotak dialog sebagai
berikut :Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
131
Ini adalah langkah terakhir dari autocontent wizard.  Anda dapat memilih
finish untuk melihat hasilnya atau anda mimilih back untuk memperbaiki
bagian sebelumnya.  Setelah selesai maka hasilnya dapat anda lihat pada
gambar berikut ini :Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
132
Untuk dapat membuat presentasi anda tinggal merubah kata yang berada
disebelah kiri panel slide anda dengan teks yang sesuai dengan keinginan
anda dengan hanya meng-klik kata tersebut.
6. Menambahkan Teks dan Konfigurasi Tampilan Slide
Pada dasarnya slide yang ada pada power point terdiri dari beberapa teksboxt.
Apabila dirasakan kurang text box bisa ditambahkan pada toolbar yang berada
dibawah layar slide.  Pengoperasian text box pada dasarnya sama dengan
yang berada pada word.  Hal ini juga berlaku pada penyisipan gambar.
Tampilan teks yang berada di slide power point dapat kita jadikan lebih indah
pada saat presentasinya.  Adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik kanan pada teks yang akan dibuat konfigurasi
2. Pilih “custom animation”Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
133
3. Pada task panel disebelah kanan akan mucul beberapa pilihan :
 Add Effect, akan menampilkan tulisan dalam berbagai bentuk. Terdapat 4
pilihan yang terdapat dalam add effect yaitu :
Entrance, akan menghadirkan keseluruhan tulisan dengan berbagai
pilihan bentuk tampilan  pada saat ditampilkan. Terdapat berbagai sub
menu add effect yang dapat dipilih disertai dengan preview  atau hasil
yang akan didapat dari pilihan tersebut.
Emphasis, akan menampilkan slide dengan mengubah tampilan teks
secara perlahan – lahan hingga ke bentuk sebenarnya.
Exit, akan menghadirkan tulisan dari keadaan semula hingga teks
tersebut hilang dari slide.
Motion Path, merupkana gaya tampilan dengan efek dimana tulisan akan
ditampilkan dalam berbagai gaya baik vertical, diagonal ataupun
menyerong.
 Modify Change Font terdapat beberapa pilihan :
a. Start, akan menampilkan menu slide dengan berbagai pilihan antara
lain :
On klik, akan menampilkan setiap slide dan tulisannya ketika
seseorang meng-klik mousenya  hingga akhirnya tampil secara
menyeluruh
With Previous, akan menampilkan secara menyeluruh bentuk tulisan
yang telah jadi hanya dengan meng-klik mouse anda.
After Previous, kebalikan dari on klik dimana akan ditampilkan terlebih
dahulu bentuk secara menyeluruh baru disusul kemudian dengan efek
yang akan ditampilkan.
b. Speed akan menampilkan efek slide dengan berbagai kecepatan.
Ada yang lambat, sedang maupun ditampilkan dengan cepat.
Catatan :  Stiap text box harus diatur berbagai bentuk tampilannya sehingga
menghasilkan bentuk tampilan yang menarik.Microsoft Power Point
Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)
134
7. Menampilkan Presentasi Yang Dibuat
Slide presentasi yang telah anda buat dapat dilihat bentuk tampilannya.  Untuk
itu caranya adalah sebagai berikut :
 Klik “Slide show” pada menu bar
 Klik “View Show”
Maka kita dapat melihat hasil variasi yang telah kita buat.  Untuk melihat setiap
bagian anda hanya meng-klik kiri mouse anda.  Untuk mengakhiri slide show ini
anda cukup klik kanan pada saat tampilan slide berlangsung kemudian pilih “end
show”.

Leave a Reply